L’atmosphère de la salle est le facteur clé d’une conférence. Une salle de réunion de conférence doit donner une impression de professionnalisme. Elle doit compléter la nature de votre réunion. Que vous organisiez des réunions informelles, des réunions avec des clients ou des réunions avec le conseil d’administration de l’entreprise, la salle de conférence doit répondre à toutes les exigences.
Voici selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon, les facteurs essentiels à prendre en compte avant de louer des salles de réunion de conférence :
1) Infrastructure-
Lorsque vous organisez une conférence pour votre entreprise, assurez-vous de visiter personnellement le lieu pour vérifier l’infrastructure. Assurez-vous que tous les équipements sont en état de marche et que le mobilier n’est pas endommagé. La salle doit être suffisamment grande si plus de 50 personnes participent à la conférence.
2) Lieu :
Choisissez un lieu pour votre conférence qui soit facilement accessible à tous. Sinon, le nombre de participants sera moindre en raison de l’éloignement des lieux. Si vous organisez une conférence en dehors de la ville, le lieu doit être proche de l’aéroport ou des gares. Si ce n’est pas le cas, cela imposera aux gens de ne pas venir.
3) Installations :
Vérifiez les équipements fournis dans la salle en tenant compte de la nature de la réunion. Elle doit être équipée de projecteurs pour les présentations, d’une connexion Wi-Fi obligatoire, d’un grand écran visible par tous, d’un micro pour l’orateur, d’une imprimante, d’outils de vidéoconférence, etc. Si l’un des équipements requis n’est pas présent dans la salle, louez-le auprès de différentes sociétés de location avant la réunion.
4) L’hospitalité :
Le personnel doit être présent pour accueillir les invités à la réunion. Cela a un impact considérable sur l’image de l’entreprise. Un service de restauration et de rafraîchissement doit être prévu pour les invités.
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